Som gruppadministratör använder du systemet sportadmin för det mesta. Se längst ner instruktioner till de viktigaste funktionerna du använder.
Uppdaterat medlemsregister
Det är viktigt att medlemsregistret hålls uppdaterat. Du som administratör ansvarar för att medlemsregistret stämmer för din grupp, inklusive att medlemmarna har rätt roller. Du påminner också om betalning av avgifterna. Se instruktionerna längst ner för hur du går tillväga i sportadmin.
- Lägg till nya medlemmar. Lägg in nya medlemmar som börjar i sportadmin.
- Följ upp med vårdnadshavare vid lång frånvaro. Har en aktiv inte närvarat på länge? Följ upp och kolla om personen vill fortsätta eller inte. På så sätt kan vi dels ha koll på vårt medlemsregister men även öppna upp grupper för nya barn.
- Avsluta medlemmar som har slutat. Uppdatera också informationen om någon medlem byter roll.
Nya ledare / Uppdaterad ledarinformation
Lika viktigt att vi har uppdaterad information om våra ledare i föreningen. Du som administratör ansvarar för att ledarna i din grupp ligger i systemet med rätt uppgifter och gruppkoppling. Du ansvarar även för att följa upp att ledarna i din grupp har lämnat in utdrag från belastningsregistret samt att informera klubbadmin om vilka utbildningar man har gått.
- Ny ledare. När en ny ledare börjar i din grupp ska du göra följande.
- Lägg till den nya ledaren som medlem med fullständiga uppgifter (personnummer, adress och kontaktuppgifter) samt rätt gruppkoppling i Sportadmin
- Skicka ledaren välkomstbrevet för nya ledare
- Meddela ledaren att ett begränsat utdrag ur belastningsregistret ska lämnas in och hänvisa till instruktionerna som står nedan
- Se över ifall gruppen ska ta in fler barn när det blir en till ledare, se nyckeln för gruppstorleken.
- Meddela klubbadmin på friidrott@malarhojden.com att en ny ledare har börjat och med vilken roll för att ledaren ska få rätt behörigheter i Sportadmin
- Huvudtränare. En huvudtränare ska utses för gruppen, och få rätt roll i sportadmin. Dess uppgift är att vara kontaktperson och talesperson mellan gruppen och styrelsen.
- Närvaro och Tränarutbildningar. I maj och november varje år sammanställer gruppadministratören terminens närvaro och utbildningsstatus för gruppens tränare, och skickar dessa till åldersgruppens utvecklingsansvarig. Administratören ansvarar för att se över och meddela vilka tränare som saknar utbildning för åldersgruppen, och vilka som planerar att utbilda sig under nästa termin.
- Genomförda utbildningar. När en tränare har slutfört en utbildning så ska tränaren mejla sitt kursintyg till friidrott@malarhojden.com så att klubbadmin kan registrera utbildningen i sportadmin. Där kan man sedan enkelt följa upp vilka tränare som har gått olika utbildningar.
Begränsat utdrag ur belastningsregistret
Alla ledare ska lämna in ett begränsat utdrag ur belastningsregistret vartannat år. Se dokumentet längst ner för instruktioner.
Gruppstorlek
Vi har en nyckel för gruppstorlek för att balansera de ekonomiska förutsättningarna. Om ledarna i gruppen är överens så kan man självklart ha fler barn än vad nyckeln anger.
- Grupp med 4 tränare: minst 15 barn
- Grupp med 5 tränare: minst 20 barn
- Grupp med 6 tränare: minst 25 barn
Fyll på gruppen. En grupp består av 15-25 aktiva barn. Fyll på med nya medlemmar om det finns plats i er grupp, se info om köhantering i instruktionerna.
Köhantering
Kölistan är gemensam för hela föreningen och hittas i sportadmin, se instruktionerna.
- Alla administratörer ska känna till hur kölistan fungerar och kunna hitta den information som finns att hämta där.
- Köansvarig. Varje åldersgrupp i MIK har en köansvarig vars uppgift är att hålla ett övergripande öga på och svara på allmänna frågor om kön i ens åldersgrupp. Köansvarig bör hålla kontakt med övriga gruppadmin för samma åldersgrupp, bli informerad när någon grupp ska ta in nya barn samt samordna mellan grupperna vid samtidig intagning.
- Fler tränare. Har en grupp behov av fler tränare? Kolla av om det finns föräldrar i kön som vill bli tränare, då deras barn får förtur.
- Fylla på gruppen. Bjud i samråd med tränarna in till två prova-på-träningar när det finns plats i gruppen. Följ instruktionerna hur du hanterar prova på och nya medlemmar från kölistan i sportadmin. Efter två prova-på-träningar bestämmer man sig om man vill fortsätta. Även för detta finns instruktioner.
Medlems- och träningsavgifter
Medlems- och träningsavgifterna är föreningens viktigaste inkomst och betalas i början av året. Fakturor skickas till medlemmar via mail.
- Medlemsavgiften är 100 kr per år och medlem. Alla med någon utpekad roll i gruppen betalar medlemsavgift (Aktiva, Tränarbarn, Huvudtränare, Tränare, Administratör, Hjälptränare).
- Träningsavgiften är 2200 kr per år och aktiv, förutom för de som är avgiftsbefriade. Börjar man senare under året så reduceras avgiften proportionellt. Slutar man under pågående år så utgår ingen återbetalning.
- Aviseringar för avgifterna skickas av klubbadministratören via sportadmin. Gruppadministratören stödjer klubbadmin med påminnelser om eventuella uteblivna betalningar.
- Avgiftsbefrielse. Barn till huvudtränare, tränare, administratör och styrelseledamot betalar ingen avgift. Observera att barn till Hjälptränare betalar avgift. Tränare behöver gå utbildningen för motsvarande åldersgrupp för att behålla avgiftsbefrielsen för sitt barn.
