Anmälan till sommarlovets Friidrottsskola - klicka här
SportAdmin använder Cookies för att förbättra din användarupplevelse. Genom att klicka på Jag Godkänner tillåter du detta. Här kan du läsa mer om cookies och hur SportAdmin använder dem.
Mälarhöjdens IK Friidrottsförening
Fotboll
Vad gör en gruppadministratör?
  • Du håller ihop gruppen administrativt.
  • Du håller kontakt med föräldrar i gruppen, gruppens tränare, andra grupper samt med föreningens klubbadministratörer och styrelsen.
  • Du använder vårt medlemssystem sportadmin samt kommunicerar via sportadmin och mail.
  • Du stödjer klubbadministratören att följa upp betalningar av gruppenmedlemmarnas medlems- och träningsavgifter.

  • Som stöd utanför din egen grupp har du styrelsens kontaktperson för adminfrågor samt föreningens klubbadministratörer.
  • Du svarar på mejl från klubbadmin med frågor/åtgårder eller för att bekräfta att du tagit del av informationen som skickas ut.
  • Du är insatt i hur vår friidrottsverksamhet fungerar som är beskriven under Aktiva och Tränare
Kontaktpersoner för gruppadministratörer

Klubbadministratör/Föreningsansvarig: 

Föreningens allmänna kontaktperson, hanterar inkommande mejl till friidrott@malarhojden.com.

Ansvarar för att samordna inkommande mail till föreningen och kan komma att vidarebefordra mail till er admins och tränare. Hanterar bokningar i gymnastiksal och schemalägger föreningens träningstider. Stödjer uppstart av nya grupper. 

 

tf Kathrin Larsson, kontaktuppgifter finns i sportadmin

 

Klubbadministratör/Medlems- och adminansvarig:

Gruppadministratörernas kontaktperson för medlemsärenden. Stödjer med frågor som rör medlems- och köregistret, hur sportadmin ska användas och hur du som gruppadministratör ska arbeta. Hanterar processer som t.ex. fakturering, utdrag från belastningsregistret samt LOK-stöd. Stödjer administration av Friidrottsskolan i sportadmin.

 

Frida Lundin, kontaktuppgifter finns i sportadmin

 

Styrelsens kontaktperson för adminfrågor

Gruppadministratörernas kontakt till styrelsen och även mellanhand till klubbadministratörerna vid behov.

Kontaktas i första hand om du som är gruppadmin har frågor eller behöver hjälp med något som du inte vet vart du ska vända dig.

 

Kathrin Larsson, kontaktuppgifter finns i sportadmin

 

 

 

Medlemshantering

Som gruppadministratör använder du systemet sportadmin för det mesta. Se längst ner instruktioner till de viktigaste funktionerna du använder.

 

Uppdaterat medlemsregister 

Det är viktigt att medlemsregistret hålls uppdaterat. Du som administratör ansvarar för att medlemsregistret stämmer för din grupp, inklusive att medlemmarna har rätt roller. Du påminner också om betalning av avgifterna. Se instruktionerna längst ner för hur du går tillväga i sportadmin.

 

  • Lägg till nya medlemmar. Lägg in nya medlemmar som börjar i sportadmin.
  • Följ upp med vårdnadshavare vid lång frånvaro. Har en aktiv inte närvarat på länge? Följ upp och kolla om personen vill fortsätta eller inte. På så sätt kan vi dels ha koll på vårt medlemsregister men även öppna upp grupper för nya barn.
  • Avsluta medlemmar som har slutat. Uppdatera också informationen om någon medlem byter roll.

 

Nya ledare / Uppdaterad ledarinformation

Lika viktigt att vi har uppdaterad information om våra ledare i föreningen. Du som administratör ansvarar för att ledarna i din grupp ligger i systemet med rätt uppgifter och gruppkoppling. Du ansvarar även för att följa upp att ledarna i din grupp har lämnat in utdrag från belastningsregistret samt att informera klubbadmin om vilka utbildningar man har gått.

    • Ny ledare. När en ny ledare börjar i din grupp ska du göra följande.
      • Lägg till den nya ledaren som medlem med fullständiga uppgifter (personnummer, adress och kontaktuppgifter) samt rätt gruppkoppling i Sportadmin
      • Skicka ledaren välkomstbrevet för nya ledare
      • Meddela ledaren att ett begränsat utdrag ur belastningsregistret ska lämnas in och hänvisa till instruktionerna som står nedan
      • Se över ifall gruppen ska ta in fler barn när det blir en till ledare, se nyckeln för gruppstorleken.
      • Meddela klubbadmin på friidrott@malarhojden.com att en ny ledare har börjat och med vilken roll för att ledaren ska få rätt behörigheter i Sportadmin
  • Huvudtränare. En huvudtränare ska utses för gruppen, och få rätt roll i sportadmin. Dess uppgift är att vara kontaktperson och talesperson mellan gruppen och styrelsen.
  • Tränarutbildningar. När en tränare har gått en utbildning så ska tränaren meddela detta till klubbadmin som registrerar utbildningen i sportadmin. Där kan man sedan enkelt följa upp vilka tränare som har gått olika utbildningar.

 

Begränsat utdrag ur belastningsregistret

Alla ledare ska lämna in ett begränsat utdrag ur belastningsregistret vartannat år. Se dokumentet längst ner för instruktioner.

 

Gruppstorlek

Vi har en nyckel för gruppstorlek för att balansera de ekonomiska förutsättningarna. Om ledarna i gruppen är överens så kan man självklart ha fler barn än vad nyckeln anger. 

  • Grupp med 4 tränare: minst 15 barn
  • Grupp med 5 tränare: minst 20 barn
  • Grupp med 6 tränare: minst 25 barn

Fyll på gruppen. En grupp består av 15-25 aktiva barn. Fyll på med nya medlemmar om det finns plats i er grupp, se info om köhantering i instruktionerna.

 

Köhantering

Kölistan är gemensam för hela föreningen och hittas i sportadmin, se instruktionerna.

  • Alla administratörer ska känna till hur kölistan fungerar och kunna hitta den information som finns att hämta där.
  • Köansvarig. Varje åldersgrupp i MIK har en köansvarig vars uppgift är att hålla ett övergripande öga på och svara på allmänna frågor om kön i ens åldersgrupp. Köansvarig bör hålla kontakt med övriga gruppadmin för samma åldersgrupp, bli informerad när någon grupp ska ta in nya barn samt samordna mellan grupperna vid samtidig intagning.
  • Fler tränare. Har en grupp behov av fler tränare? Kolla av om det finns föräldrar i kön som vill bli tränare, då deras barn får förtur. 
  • Fylla på gruppen. Bjud i samråd med tränarna in till två prova-på-träningar när det finns plats i gruppen. Följ instruktionerna hur du hanterar prova på och nya medlemmar från kölistan i sportadmin. Efter två prova-på-träningar bestämmer man sig om man vill fortsätta. Även för detta finns instruktioner.

Medlems- och träningsavgifter

Medlems- och träningsavgifterna är föreningens viktigaste inkomst och betalas i början av året. Fakturor skickas till medlemmar via mail.

  • Medlemsavgiften är 100 kr per år och medlem. Alla med någon utpekad roll i gruppen betalar medlemsavgift (Aktiva, Tränarbarn, Huvudtränare, Tränare, Administratör, Hjälptränare).
  • Träningsavgiften är 2200 kr per år och aktiv, förutom för de som är avgiftsbefriade. Börjar man senare under året så reduceras avgiften proportionellt. Slutar man under pågående år så utgår ingen återbetalning.
  • Aviseringar för avgifterna skickas av klubbadministratören via sportadmin. Gruppadministratören stödjer klubbadmin med påminnelser om eventuella uteblivna betalningar.
  • Avgiftsbefrielse. Barn till huvudtränare, tränare, administratör och styrelseledamot betalar ingen avgift. Observera att barn till Hjälptränare betalar avgift. Tränare behöver gå utbildningen för motsvarande åldersgrupp för att behålla avgiftsbefrielsen för sitt barn.
Träningstider och gymnastikhalltider

Sätra IP

  • Träningstid. Innan utomhussäsongen drar igång på våren, sammanställer klubbadmin alla önskemål för träningstiderna på Sätra IP som gruppadmin skickar in. Vid behov behöver träningstiderna fördelas så att det inte blir för fullt enstaka dagar och tider men oftast kan man träna den tiden man önskat. Om man inte får någon återkoppling så har man fått sin önskade tid.
  • På Idrottsförvaltningen webbplats booking.stockholm.se/ kan man se bokningsläget för Sätra IP. Håll lite koll här för att undvika krockar med större fotbollsevenemang och liknande.

Halltider i gymnastiksal

  • Alla grupper har möjlighet att få träningstider i gymnastikhallar under inomhussäsongen.
  • Klubbadministratören sköter ansökan om tider hos Stockholms stad. Gruppadministratören lämnar önskemål från sin grupp om tider till klubbadministratören under våren. Ett fastställt schema skickas därefter ut till grupperna.
  • Gruppadministratören sköter avbokning av enstaka tider och hantering av passerkort för sin grupp. Det går även att boka extra halltider vid behov och om det finns några lediga tider. Se instruktionerna för halltidsbokning.

 

Träningskort för Sätra Friidrottshall

Aktiviteter och Närvaroregistrering

Aktiviteter och Närvaroregistrering

Att närvaroregistrera träningar är värdefullt för gruppen då ni vet hur många aktiva ni har i gruppen. Utöver det är närvaroregistreringen viktig för att föreningen ska få LOK-stöd som är ett statligt aktivitetsstöd för barn- och ungdomsidrott och hanteras av Riksidrottsförbundet. 

 

  • Aktiviteter. Du lägger upp gruppens träningar och övriga aktiviteter, t.ex. tävlingar eller läger, i Sportadmin så att gruppens ledare och medlemmar kan se dessa, t.ex. i appen.
  • Kallelser. Du lägger upp kallelser för gruppens aktiviteter om ni vill veta i förväg vilka medlemmar som kommer för att underlätta planeringen eller inför tävlingar.

Lägg in gruppens gemensamma tävlingar som aktiviteter i sportadmin och närvaroregistrera även dessa. Detta för att vi kan få LOK-stöd även för dessa samt för att vi ska kunna veta vilka gemensamma tävlingar gruppen har valt ut att delta på.

 

Närvaroregistrering.

Du ansvarar för att du eller gruppens tränare registrerar närvaron på vilka medlemmar som deltagit i aktiviteterna.

  • Registrera närvaro. Närvaro registreras med fördel på träningens samling och enklast via appen Sportadmin Ledare som admin och tränare kan ladda ner.
  • LOK-stöd. Minst 3 aktiva och en tränare behövs för att en aktivitet ska vara bidragsberättigad. Närvaroregistreringen ligger till grund för LOK-stödet.
  • Följ upp oregistrerade aktiviteter. Om tränare sköter närvaroregistreringen är det bra att administratören löpande kollar av och ser att det är gjort för att inte behöva släpa efter med oregistrerade aktiviteter.
  • Behörighet för admin och  tränare. Tränare som närvaroregistrerar behöver ha inloggningsuppgifter i Sportadmin och rätt behörigheter. Kontakta klubbadmin som kan ge rätt behörigheter till admin och tränare.
Övrig information

Kommunikation 

  • Administratören får fortlöpande information och frågor från klubbadministratören som administratören ansvarar för att föra vidare till tränarna och/eller föräldrar i gruppen. Det kan gälla inomhustider, utomhustider, LOK-stödsansökan, regler, information från styrelsen och annat.
  • Administratören informerar föräldrar om träningstider, inställda träningar, föräldramöten, information från styrelsen m.m.
  • Använd gärna mejlfunktionen i Sportadmin.
  • Varje årskull har också en gruppmejladress 20xx@friidrott.malarhojden.com kopplad som man kan använda för kommunikation vid behov.

Kläder

  • De aktiva och tränarna kan få en t-shirt per år - om de behöver.
  • Tränare får byxor och överdragsjacka när man har gått respektive utbildningar enligt Utbildningsplan för tränare
  • Beställning av kläder görs en gång per år. Information och beställningsformulär skickas ut av klubbadministratör eller klädansvarig i styrelsen.
  • Vid tävling ska barnen bära klubbens t-shirt eller tävlingskläder. Klubbkläder beställs via webbshoppen – https://www.friidrott.malarhojden.com/klubbklader/

Koder

  • Vi använder oss av kodlås till materialförråd, styrelserum och till förråd i gymnastikhallar.
  • Koderna för inte spridas och ej heller lämnas ut till barnen. Koder får ni av styrelsen.

Tävlingar

  • Du stödjer din grupp med anmälningar till tävlingar och information om dessa till gruppen vid behov. Detta kan skötas av tränarna, ni bestämmer upplägget inom er grupp.

Sjukvård

  • Vi har samarbetsavtal och rabatter hos Aleris i Skärholmen. Läs mer
  • I materialförrådet och i säkerhetsskåp i gymnastikhallar finns första-hjälpen-väskor.
 
Våra sponsorer